意外と重要？－ストレスチェックにおける同意書とは？

2023年4月24日

ストレスチェックの個人結果は一人一人違うと思いますが、従業員にそれぞれどんな結果が出ているのか気にしている人事労務担当者の方も多いのではないでしょうか？

事業者は、従業員から同意書を得て初めて個人結果を閲覧することが可能となります。

しかしながら、同意書の取り扱いについては十分に理解する必要があります。

今回は、ストレスチェックにおける同意書の注意点や重要性についてご紹介します。

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ストレスチェックの結果は個人情報！取り扱いについて

従業員のストレスチェックの結果は、個人情報の中でも特に配慮が必要であり、事業者への結果通知の同意書においては、従業員が不利益を被ることがないような取り扱いをしなければなりません。

厚生労働省が掲載している、心理的な負担の程度を把握するための検査及び面接指導の実施並びに面接指導結果に基づき事業者が講ずべき措置に関する指針には以下のように記載されています。

法第66条の10第3項の規定に基づき、事業者は、労働者が面接指導の申出をしたことを理由とした不利益な取扱いをしてはならず、また、労働者が面接指導を受けていない時点においてストレスチェック結果のみで就業上の措置の要否及び内容を判断することはできないことから、事業者は、当然に、ストレスチェック結果のみを理由とした不利益な取扱いについても、これを行ってはならない。
出典：厚生労働省　心理的な負担の程度を把握するための検査及び面接指導の実施並びに面接指導結果に基づき事業者が講ずべき措置に関する指針

ストレスチェックの結果を開示するには、従業員本人の同意が必要です。もし本人の同意なく個人情報が漏れてしまった場合、会社は民事上の損害賠償責任を負うことになります。このような事態が生じると、会社の信用度が低下し、法的責任を負うことになる可能性があるので、注意が必要です。

ストレスチェックにおける同意書とは？

ストレスチェックを受ける際に提出する同意書は、従業員が自分のストレスチェック結果を会社に提供するかどうかを示す書類です。下記は当センターが作成した同意書の一例です。同意書は、所属や氏名などを記入して提出することで、結果の開示に同意したことになります。提供されたストレスチェック結果は、事業者が従業員のメンタルヘルス状況に応じて就業上の措置を取るために必要な範囲内で適切に扱われます。同じ部署の上司や同僚にはデータの提供や報告をされないため、従業員のプライバシーが守られます。ストレスチェックの受検状況については個人情報に該当しないため、同意がなくても提供が可能です。同意書は5年間保管されます。

従業員の同意がなければ個人結果の開示ができない！

従業員のストレスチェックの個人結果は、職場環境を改善する上で非常に役立ちます。しかし、原則として従業員本人の同意がなければ、事業者に開示されることはありません。事業者側も、強制的に結果を把握しようとしたり、従業員のストレスチェックの個人結果を利用して人事評価を悪くするなどの不利益な取り扱いをしてはいけません。また、結果を提供することに同意してもしていなくても、従業員に不利益な事態が生じることはありません。ただし、「やっぱり同意したことをなかったことにしたい」「同意したつもりなんてない」など従業員との認識の違いからトラブルが起きないように、同意するか否かについて明確に確認することが大切です。

同意書を提出するタイミングと説明方法

同意書を取り扱っていくうえで、最も大切なのが、従業員から同意を得るタイミングです。個人結果によっては従業員の意思が変わることが予想されますので、個人結果が本人に通知された後に同意を得るようにしましょう。また、虚偽の同意を取ることや、事前に同意した従業員のみでストレスチェックを行うことは禁止されています。プライバシーに関わる問題であるため、実施事務従事者は実施前に十分な説明を行うようにしましょう。

同意書の提出がない従業員を勝手に同意したとみなすのはNG！

同意書の提出は、従業員自身の意思決定を尊重することが原則です。しかし、従業員の理解が不十分な場合や、同意書の提出を忘れてしまっている場合などもあるため、実施事務従事者が再度同意書の提出期限を周知するとよいでしょう。ただし、それでも同意書を提出しなかった場合、強制的に提出させたり、勝手に同意したものとみなしたりすることは禁止されています。ストレスチェックに関わる重要な手続きである同意書の提出については、従業員の自由な意思決定を尊重することが大切です。

面接指導の申し出は同意とみなしてもいい？

同意書で最も誤解が生まれやすいことは、面接指導申出をした従業員の取り扱いについてです。ストレスチェックで高ストレスと判定された従業員には、別途医師との面接指導申出勧奨の案内が送られます。そして希望すれば、日程を調整した上で医師による面接指導が実施されます。面接指導を申し出ることにより、ストレスチェックの結果を事業者に情報開示することに同意したことになります。

「面接指導申出」と「結果開示の同意」を別の問題として理解する人が多いですが、「面接指導は受けたいけれど、事業者へ結果の開示はしたくない」という場合には、実施事務従事者から十分に説明を行い、理解してもらえるように努めましょう。

事業者が取得した個人結果の開示範囲は？

従業員が同意したストレスチェックの個人結果は、職場環境改善のために活用します。事業者が無制限に開示することは許されません。衛生委員会において、従業員側の代表者は出席が必要であり、事業者側と従業員側との間で個人結果の活用目的や開示範囲が十分に協議し、お互いに合意していることが重要です。また、集団分析は事業場や部署単位での結果であり、個人の結果と直接関係があるわけではありませんが、同様に取り扱われることに留意する必要があります。

同意書に同意しない従業員への対応方法は？

ストレスチェックは、職場でのストレスの原因や職場環境の改善などを行うために実施されるメンタルヘルスの一次予防です。しかし、「ストレスを改善していきたいけど、事業者に自分の結果を知られたくない」という従業員もいるかもしれません。最も注意しておかないといけないのが、自分の結果を知られたくないと思っている従業員の方が高ストレス判定が出ていたり、既に何らかの疾患を患っている場合が多いということです。面接指導の勧奨があるにも関わらず、事業者に知られることを恐れて受診しないケースもあります。事業者側も当人のストレス状況を知ることができず、そのままストレスが蓄積されていってしまい、メンタル不調や症状の悪化に繋がりかねません。

最悪な状況を避けるためにもストレスに自覚のある人は社内や社外の相談窓口の活用や、セルフケアを心がけるようにしましょう。事業者側も従業員の日々の様子などからストレス状況を確認することが大切です。