ストレスチェック案内文作成のポイントは？－そのまま使える例文も紹介

毎年のストレスチェック、案内文をどう書けば社員に伝わるのか迷いますよね。文面があいまいだと、受検率がなかなか上がりません。この記事では、案内文に入れる要素と、そのままコピーして使える例文を、総務・人事のご担当者の目線でやさしく整理します。専門用語はそのつど噛み砕いて説明します。

この記事でわかること

• 案内文に必ず入れる5つの要素
• そのまま使える全社向けメールの例文
• 受検率を上げる案内文の書き方の工夫
• 管理職・役員にも案内しておく理由

ストレスチェックの案内文とは？まず結論

案内文とは、社員にストレスチェックの目的と受け方を伝え、受検を促すための周知文書です。

1つの事業場に常時50人以上の従業員がいる会社は、年1回のストレスチェックが義務づけられています。根拠は労働安全衛生法第66条の10です。ただ、実施を知らせるだけでは社員は動きません。なぜ受けるのか、結果はどう扱われるのか。この2点が伝わって初めて、安心して回答してもらえます。案内文は、受検率を左右する最初の入口です。

2025年5月公布の改正法により、令和10年（2028年）4月からは50人未満の事業場にも実施が義務化されます。小規模な会社こそ、今のうちに案内文の型を整えておくと安心です。

案内文に必ず入れる5つの要素

案内文には、社員の不安を先回りして消す5つの要素を盛り込みます。

実際に案内文を拝見すると、3つ目の「個人情報の取り扱い」が抜けているケースが多いです。ここが曖昧だと、社員は「結果を上司に見られるのでは」と身構えてしまいます。

そのまま使える案内文の例文（全社向けメール）

下記の例文は、5つの要素をすべて満たした全社向けメールのひな形です。自社の日程と窓口に置き換えて使ってください。

受検率を上げる案内文の工夫

受検率を上げる鍵は、社員の「結果を見られたくない」という不安を先に消すことです。

あわせて、件名に締切を入れる、所要時間を具体的に書く、未受検者へ期限前にもう一度声をかける、この3つも効きます。私たちが運用をお手伝いするなかでも、案内文を見直しただけで受検率が伸びた事業場は少なくありません。受検率の上げ方は受検率を上げる方法の記事もあわせてご覧ください。

管理職・役員にも案内しておく理由

案内は一般社員だけでなく、管理職や役員にも事前に共有してください。

上司が制度を正しく理解していないと、部下に「適当でいい」と誤った声かけをしてしまうおそれがあります。管理職には、結果を理由に部下を不利に扱うことは法令違反となる可能性がある点も伝えます。役員には、未実施の場合に労働基準監督署の指導対象となりうるリスクを共有しておくと、協力が得やすくなります。高ストレス者が出たあとの流れは高ストレス者への対応の記事で確認できます。

当センターは9年連続で経済産業省「健康経営優良法人」に認定され、500〜20,000名規模まで100社以上の運用をお手伝いしてきました。案内文のひな形提供から未受検者へのフォローまで一括で代行できます。最短3日で受検をスタートでき、Web・紙・併用のいずれにも対応します。

案内文は紙とメールのどちらで配ればよいですか？

社員に確実に届く手段を選んでください。デスクワーク中心ならメールやポータル、現場勤務が多いなら紙の掲示や配布が向きます。両方を併用すると見落としが減ります。

受検は強制できますか？

受検そのものは社員本人の意思によります。強制はできませんが、案内文で目的と安全性を丁寧に伝えれば、多くの社員が前向きに協力してくれます。

案内文に結果の見方まで書くべきですか？

案内文では概要にとどめ、詳しい見方は結果通知時に案内すると分かりやすくなります。一度に情報を詰め込むと、肝心の受検を促す部分がぼやけます。

未受検者にはどう声をかければよいですか？

期限の数日前に、督促ではなくお願いの形で再案内します。「まだの方はこちらから」と受検リンクを添えると、忘れていた社員がその場で受けやすくなります。

外部に委託すると案内文も用意してもらえますか？

多くの代行サービスが案内文のひな形を提供します。当センターでも、自社の状況に合わせた文面の作成から周知までお手伝いしています。お気軽にご相談ください。

まとめ｜案内文は「目的」と「安心」で受検率が決まる

案内文の良し悪しは、受検率にそのまま表れます。なぜ実施するのか、期間と方法、個人情報の扱い、結果の用途、問い合わせ先。この5つをそろえ、結果は本人の同意なく会社に渡らないと最初に明言してください。それだけで社員の不安は和らぎます。

案内文づくりや未受検者のフォローに手が回らないときは、外部の力を借りるのも一つの手です。面倒な実務を任せれば、担当者は本来の仕事に時間を戻せます。迷ったら、まずは気軽に相談してください。